Die Herausforderung: Die elektronische Anbindung verschiedener Landesniederlassungen von LIDL international
Ein marktführendes Unternehmen im Getränkebereich kam auf die e-Manager GmbH zu, weil sie für den international tätigen Discounter LIDL die Geschäftsprozesse elektronisch abbilden mussten. Dazu zählen der Empfang der elektronischen Bestellungen, die Lieferavis sowie die Rechnungen.
Die Herausforderung bestand darin, die einzelnen Besonderheiten der Landesniederlassungen zu erfüllen und mit jedem Land alle geforderten Anbindungsprozesse zu durchlaufen.
Um die gestellten Anforderungen des Discounters zu erfüllen, war es zwingend notwendig, dass der Lieferant in der Lage ist, ankommende elektronische Daten zu empfangen und zu verarbeiten sowie ausgehende Daten aus dem Geschäftsprozess heraus zur Verfügung zu stellen und zu versenden.
Das ist nur durch ein e-Business-System oder einem entsprechenden Service eines Dienstleisters möglich. Außerdem musste beachtet werden, dass die Anforderungen, die durch den Einsatz elektronischer Daten an die Abwicklung gestellt werden, auch mit den prozesstechnischen Anforderungen in Einklang gebracht werden.
Die Lösung: Die vorhandene Schnittstelle von oxaion mit neuen Parametern kombinieren
Die technische Lösung für die Verarbeitung von elektronischen Daten war bereits vorhanden und alle notwendigen Prüfungen (z. B. Kundennummer, Artikelnummer etc.) standen somit bereits zur Verfügung. Daher mussten vor allem die Abläufe sowie die Analyse der geforderten Daten und Prozesse durchgeführt werden. Nach der Priorisierung der entsprechenden Landesniederlassungen mit dem Kunden erfolgte die Abstimmung mit dem ERP-Hersteller über den Einsatz der vorhanden oxaion KIS-Schnittstelle.
Beim Aufbau des e-Business-Systems wurde die Verarbeitung so konfiguriert und angepasst, dass alle Ausgabe- und Eingabeformate automatisch zwischen den Systemen übermittelt werden können. Dazu erstellte die e-Manager GmbH alle notwendigen Parameter und Programme für einen reibungslosen Datenaustausch. Zusätzlich wurden nahezu 40 unterschiedliche Formate und Übertragungswege für 13 Landesniederlassungen umgesetzt. Das sorgt dafür, dass alle eingehenden Bestellungen automatisch in das passende KIS-Format gebracht werden, egal wie das Format des Partners aussieht.
Zwischen dem LIDL EDIFACT-Format und dem oxaion KIS-Format wurde eine „neutrale Darstellung“ abgebildet. Dadurch kann schnell und einfach nach Belegnummern (z. B. Bestellnummer, Rechnungsnummer etc.) gesucht werden.
Eine Besonderheit bei der Implementierung bildeten die unterschiedlichen Landesformate sowie die Belegverfolgung innerhalb der lokalen e-Business-Lösung. Als Sende- bzw. Empfängeradresse wird ausschließlich die Zentrale von LIDL Deutschland geführt. Somit musste in der Verarbeitung dafür gesorgt werden, dass zur Kontrolle der Belege die einzelnen Landesniederlassungen ersichtlich blieben.
Die zeitliche Umsetzung der einzelnen Landesanforderungen erfolgte, entsprechend der Priorisierung aus dem Fachbereich des Getränkeherstellers, zeitnah und eigenständig. Dazu gehörte auch die Steuerung der Projektierung über das Portal des Discounters.
Technische Anwendungen
Die e-Manager GmbH stellt sich bei jeder Anfrage individuell auf bereits vorhandene ERP-Systeme ein, um die optimale Lösung für das Unternehmen zu finden. In diesem Beispiel handelte es sich um das oxaion ERP-System. Die technische Aufstellung gestaltete sich wie folgt:
Das Ergebnis: Eine schnelle und vereinfachte Abwicklung durch elektronische Prozesse
Durch die mehr als 20-jährige Erfahrung im EDI-Bereich sowie dank gesammeltem Wissen aus zahlreichen Projekten mit der oxaion GmbH konnten alle Anforderungen auf der vorhandenen Technologie umgesetzt werden.
Die e-Manager GmbH hat die Projektleitung und Abstimmung mit dem Kunden sowie dem ERP-Hersteller vorgenommen. Die kontinuierliche Absprache mit dem Getränkehersteller und dessen Discounter-Kunden sorgten dabei für eine reibungslose Implementierung.
Durch die Umsetzung können jetzt alle Prozesse elektronisch und wesentlich schneller als zuvor abgewickelt werden. Eine manuelle Erfassung von Bestellungen sowie der Austausch von verschiedensprachigen Dokumenten entfällt.
Alle 13 Landesniederlassungen werden über die gleichen Geschäftsprozesse und ohne manuelle Eingaben bedient. Dadurch wird sehr viel Aufwand vermieden und dem Discounter eine smarte Abwicklung zugesichert – die Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit, auch falls sich Anforderungen ändern.
Auch für die Zukunft plant der Getränkehersteller, neue Anforderungen aus dem e-Business-Bereich mit der e-Manager GmbH umzusetzen.
