Ein EDI-System bietet viele Vorzüge, die Unternehmen dazu befähigen, die Unternehmensperformance durch digitale Automationen erheblich zu steigern. Wird die EDI-Implementierung korrekt und sauber durchgeführt, lassen sich Geschäftsprozesse transparenter gestalten und das allgemeine Arbeitstempo in der Belegschaft erhöhen.
Doch bei der Implementierung von Systemen für Electronic Data Interchange können sich, wie bei nahezu allen neu einzuführenden IT-Systemen, Probleme ergeben, die zusätzlich zur längeren Implementierung an sich auch in den Folgeprozessen zu Verzögerungen und Ausfällen führen können.
Die 4 häufigsten Probleme, die sich bei der EDI-Implementierung ergeben und wie Unternehmen diese Komplikationen von vornherein vermeiden, lesen Sie nachfolgend.
Problem 1: Komplexität der Supply Chain wird unterschätzt und bei der Planung vernachlässigt
Die Einführung eines EDI-Systems gleicht eher einem Marathon und weniger einem Sprint, der sich zwischen Tabellenkalkulation und Videomeeting einschieben lässt. Prozesse entlang der Supply Chain neigen zu einem hohen Komplexitätsgrad, welcher sich auch im EDI-System widerspiegeln wird. Dabei muss das EDI-System nicht nur zum eigenen Unternehmen passen, sondern auch auf alle anderen Instanzen adaptiert werden, die an der Supply Chain beteiligt sind und bereichs-, firmen- sowie länderübergreifend zusammenspielen müssen.
Einer der häufigsten Fehler ist die EDI-Implementierung ausschließlich auf Unternehmensseite, ohne die Kommunikation und Zusammenarbeit mit relevanten Geschäftspartnern und Zuliefererfirmen zu berücksichtigen und diese in den Prozess miteinzubinden: Haben diese bereits eigene EDI-Systeme? Welche Kommunikations- und Nachrichten-Standards können sie bedienen? Wird dieser Aspekt bei der Planung vernachlässigt, kann dies später zur großen Enttäuschung darüber führen, dass das eingeführte EDI-System nicht den gewünschten Nutzen erzielt und wichtige Arbeitsabläufe durch fehlende Integration in der Automatisierung verlorengehen.
Problem 2: Unsaubere Definition der Auswahlkriterien führt zu inkompatibler EDI-Systemauswahl
Noch vor Auswahl des EDI-Systems sollte anhand von zuvor festgelegten Auswahl- und Anforderungskriterien ein Überblick über verschiedene EDI-Anbieter erstellt werden, die für das eigene Unternehmen infrage kommen. Der so entstandene Kriterienkatalog kann dann beispielsweise für die Erstellung einer Nutzwertanalyse genutzt werden. In dieser sollte auf jeden Fall als Entscheidungskriterium aufgenommen werden, welche Standards von anderen Instanzen der Lieferkette bedient werden können. Dieser Aspekt ist essenziell für die spätere, unternehmensübergreifende Funktionstüchtigkeit eines elektronischen Datentransfers.
Nicht selten begehen Unternehmen den Fehler, sich bei der Auswahl eines EDI-Anbieters „blind“ auf die Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk zu verlassen und damit das vermeintlich beste EDI-System auszuwählen. Tatsächlich handelt es sich bei dieser Entscheidungsfindung allerdings eher um das „erstbeste“ EDI-System, das den Anforderungen des eigenen Unternehmens und den Anforderungen der Supply-Chain-Prozesse mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht gerecht wird.
Entscheider sollten sich zudem nicht von schnellen oder günstigen Implementierungskosten bei ihrer Entscheidung beeinflussen. Dieser „Schnellschuss“ kann Sie später teuer zu stehen kommen, wenn der Nutzwert des anhand dieser Kriterien ausgewählten EDI-Systems zu gering für die Anforderungen Ihres Unternehmens ausfallen.
Problem 3: System- und Datenlandschaft nicht ausreichend analysiert und integriert
Für reibungslose Abläufe im EDI-System ist eines besonders wichtig: Valide Daten. Die im Unternehmen gespeicherten Informationen, die für die Prozesse entlang der Supply Chain relevant sind, sollten vorab einer genauen Überprüfung und „Daten-Renovierung“ unterzogen werden. Durch EDI können zwar menschliche Fehler vermieden werden, aber fehlerhafte und überflüssige Daten, die sich bereits in den Systemen befinden, können sich auch im EDI-System vermehren und zu einer intransparenten Datenanhäufung sowie aufgeblähten Prozessen führen.
Weiterhin sollte auch genau untersucht werden, an welchen Stellen im Unternehmen jene für die EDI-Implementierung wichtigen Daten liegen und ob diese schon ausreichend integriert sind, um den elektronischen Datentransfer sauber aufzusetzen. Typischerweise liegen EDI-relevante Daten vor allem im ERP-System. Sollten diese aber über mehrere unternehmenseigene Systeme verstreut sein, ohne dass bereits eine umfangreiche Vernetzung stattgefunden hat, sollten Projektbeteiligte in Erwägung ziehen, vor der EDI-Implementierung zunächst ein Projekt zur System- und Datenintegration durchzuführen. Dadurch kann sich die EDI-Einführung deutlich einfacher und geordneter auch für die langfristige Nutzung gestalten.
Die EDI-Implementierung bietet damit den idealen Startschuss zur internen Datenbereinigung und liefert damit die ideale Basis, um im Anschluss eine sauber aufgesetzte Basis für weitere Automatisierungsprozesse zu schaffen.
Problem 4: Sicherheitsanforderungen nicht ausreichend beachtet
Bei der Einführung von EDI spielen Compliance- und Sicherheitsmaßnahmen eine entscheidende Rolle. Werden diese bei der EDI-Implementierung vernachlässigt, können hohe Folgekosten durch unsaubere Prozesse und undurchsichtige Datenströme entstehen. Schließlich werden durch die unternehmensübergreifende Vernetzung entlang der Lieferkette mitunter sensible Daten miteinander ausgetauscht. Dabei müssen unbedingt auch die Themen Datenschutz und Datensicherheit beachtet werden. Zudem droht natürlich auch immer die externe Gefahr durch Cyberangriffe und ähnliches.
Schon bei der Auswahl des EDI-Systems sollten Unternehmen Wert darauf legen, dass das ausgewählte System mit umfangreichen Sicherheitsmechanismen ausgestattet ist und ggf. erweitert werden kann. Viele Anbieter bringen auch schon von Hause aus entsprechende Funktionalitäten mit sich. Dabei ist zum Beispiel auf folgende Sicherheitsaspekte zu achten:
- Sichere und verlässliche Nachrichten-Standards und Übertragungsprotokolle, um Korrumpierbarkeit auszuschließen
- Digitale Signaturen zur Vermeidung von Manipulierung und gleichzeitig Identifizierbarkeit
- Nachrichten-Verschlüsselung zur Möglichkeit der Geheimhaltung
- Sendungs- und Empfangsbestätigung für gesendete Nachrichten, um Nachrichten im System rückverfolgen zu können
Zusätzlich zu den IT-gestützten Sicherheitsmechanismen, die für das EDI-System zu realisieren sind, sollte auch eine EDI-Vereinbarung erstellt werden, die den Umgang mit geteilten Daten auf der Seite der Geschäftspartner genau regelt. In diesem Übereinkommen ist unter anderem die Einhaltung von Maßnahmen zum Zweck des Datenschutzes und der Daten-Vertraulichkeit festzuhalten, sodass insbesondere sensible Daten (zum Beispiel Kundendaten) einem ständigen, hohen Schutzstandard unterliegen.
Fazit
Electronic Data Interchange ermöglicht langfristig weitreichende Verbesserungen für Unternehmen und trägt maßgeblich zur erheblichen Steigerung der Wirtschaftlichkeit bei. Bei der EDI-Implementierung zeigen sich immer wieder 4 entscheidende Fehltritte, die den erfolgreichen Rollout im Unternehmen behindern und entsprechend für Komplikationen sorgen können:
- Problem 1: Komplexität der Supply Chain unterschätzt und Planung vernachlässigt
- Problem 2: Unsaubere Definition der Auswahlkriterien führt zu inkompatibler EDI-Systemauswahl
- Problem 3: System- und Datenlandschaft nicht ausreichend analysiert und integriert
- Problem 4: Sicherheitsanforderungen nicht ausreichend beachtet
Wenn Sie die oben genannten Fallstricke vermeiden, können Sie und Ihr Unternehmen von digitalisierten Prozessen profitieren, die Ihre Belegschaft entlasten und für reibungslose Abläufe im gesamten Wertschöpfungsprozess sorgen.
Möchten auch Sie EDI erfolgreich in Ihr Unternehmen implementieren? In unserem Onboarding-Guide „In 5 Schritten zur erfolgreichen EDI-Einführung“ zeigen wir Ihnen, wie Ihr Unternehmen vom elektronischen Datenaustausch profitiert und welche 5 Schritte Sie zur erfolgreichen Einführung befolgen sollten. Jetzt kostenfrei herunterladen!
