Was Sie über elektronische Rechnungen wissen müssen

Sparen Sie mit elektronischen Rechnungen Zeit und Geld!

Wie viel Zeit verbringen Sie oder Ihre Mitarbeiter täglich mit dem Bearbeiten, Versenden, Prüfen und Archivieren von Rechnungen?

Das Bundesministerium des Inneren (BMI) rechnet mit 16-23 Minuten für die Bearbeitung einer Papierrechnung, die verschickt wurde – wohlgemerkt für den Empfänger und nur bis zur Freigabe, ohne den Zahlungsvorgang! Bei elektronischen Rechnungen reduziert sich diese Zeit nach konservativer Schätzung auf 5-7 Minuten. Das bedeutet pro Eingangs-Rechnung eine Zeitersparnis von mindestens 10 Minuten.

Wie viele Rechnungen erhalten Sie pro Monat? Und was kostet eine Mitarbeiterstunde?

Die nicht gerade für ihre Fortschrittlichkeit bekannte öffentliche Verwaltung hat daraus die Konsequenz gezogen, e-Rechnungen gezielt zu fördern, und 2014 zog die EU mit ihrer Richtlinie „über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen“ nach.

Viele Unternehmen zögern jedoch noch, auf elektronische Rechnungen umzustellen. Dies liegt häufig an Unsicherheit über die rechtlichen Grundlagen und Formvorgaben sowie Unwissenheit über die nötigen technischen Voraussetzungen.

Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können. Mit einem Klick auf den Listenpunkt springen Sie direkt zum entsprechenden Kapitel.

1. Welche Vorteile haben elektronische Rechnungen?
2. Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für elektronische Rechnungen?
     a. Rechtliche Grundlagen
     b. Inhaltliche Vorgaben
     c. Sicherheit
     d. Vorschriften zur Archivierung
     e. Zustimmung des Empfängers
3. Was bedeutet die Richtlinie 2014/55/EU für Unternehmer?
4. Welche Dateiformate zur elektronischen Rechnungsstellung gibt es?
     a. EDI
     b. XML
     c. XRechnung
     d. ZUGFeRD
5. Fazit zur e-Rechnung

Übrigens, der Begriff „digitale Rechnungen“ ist zwar umgangssprachlich weit verbreitet, die korrekte Bezeichnung ist aber „elektronische Rechnung“ oder kurz „e-Rechnung“. Allerdings spricht man vom digitalen Versand der Rechnung sowie von der digitalen Weiterverarbeitung.

Tipp: Wenn Sie diesen Artikel lieber später lesen oder weitergeben wollen, laden Sie sich unser PDF e-Rechnungen Grundlagen herunter. Das kombiniert diesen Text mit zwei weiteren Blogartikeln und zusätzlichen Links.

1. Welche Vorteile haben elektronische Rechnungen?

Neben der bereits genannten Zeitersparnis haben elektronische Rechnungen noch viele weitere Vorteile, sowohl für den Sender als auch für den Empfänger:

• Sie ermöglichen eine (teil-)automatisierte Prüfung und Bearbeitung.
• Bei Verbindung zum Buchhaltungssystem kann die Rechnungserstellung ebenfalls (teil-)automatisiert erfolgen.
• Rechnungen mit Bezug zu Bestellungen, die im ERP ausgelöst wurden, können vollautomatisch geprüft und gebucht werden.
• Durch den Wegfall manueller Eingaben passieren keine Fehler wie Zahlendreher, wodurch weniger Kontrollen nötig sind.
• Portokosten entfallen komplett, ebenso die Kosten für Toner, Papier, Briefumschläge etc.
• Alle Ausgangsrechnungen sehen einheitlich aus.
• Rechnungen müssen nicht mehr eingescannt werden, um sie digital zu verwalten.
• Der Ausdruck und das Abheften von Rechnungen, die per Mail empfangen wurden, entfällt.
• Durch die elektronische Archivierung werden zusätzlich Raum- und Materialkosten gespart.
• Rechnungen sind später schneller zu finden, da die PC-Suche verwendet werden kann.
• Die Umwelt wird geschont durch die Einsparung von Papier und Toner sowie den Wegfall der Post-Auslieferung.
• Die Rechnung wird direkt nach Erstellung übermittelt, die Zahlfrist beginnt mit Erhalt der Rechnung sofort.
• Durch die Möglichkeit der automatisierten Prüfung wird die Bearbeitung beschleunigt.
• Der Rechnungsempfänger kann so ggf. von Skonto profitieren und der Rechnungssteller erhält sein Geld schneller.

Einige Hindernisse und Bedenken gibt es allerdings ebenfalls:

• Es gibt mehrere Formate und Standards für elektronische Rechnungen, so dass nicht alle oben genannten Vorteile voll zum Tragen kommen.
  Die EU-Richtlinie 2014/55/EU setzt an diesem Punkt an. Zwar darf jedes Land seine eigenen Vorgaben zur Ausgestaltung von elektronischen Rechnungen machen, diese müssen aber kompatibel sein und basieren auf einheitlichen Standards. In Zukunft wird es also zumindest europaweit immer einfacher werden. Bis dahin gibt es Software-Lösungen für die Elektronifizierung und Umsetzung in das Format des Empfängers.
• Beim internationalen Geschäftsverkehr sind auch unterschiedliche rechtliche und steuerliche Vorgaben zu beachten, so dass Rechnungen je nach Land unterschiedlich aussehen. Auch hier sorgt die EU-Richtlinie für eine Vereinfachung und Vereinheitlichung.
• Einige Unternehmen haben Bedenken bezüglich der Sicherheit von elektronischen Rechnungen bzw. der Möglichkeit von betrügerischen Handlungen. Durch kaufmännische Sorgfalt bei der Rechnungsprüfung sowie geeignete Software-Maßnahmen lassen sich diese Risiken jedoch minimieren.

2. Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für elektronische Rechnungen?

Rechtliche Grundlagen

Seit 31.12.2012 sind elektronische Rechnungen EU-weit den Papierrechnungen rechtlich gleichgestellt. In seiner Richtlinie 2014/55/EU hat das Europäische Parlament den Begriff elektronische Rechnung näher definiert. Dort heißt es in Artikel 2:
„Für die Zwecke dieser Richtlinie bezeichnet der Ausdruck (…) „elektronische Rechnung“ eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht;“

Wer es ganz genau wissen will, kann sich den Wortlaut der Richtlinie hier herunterladen.

Zudem gilt ab dem 01.01.2025 die e-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen. Wie Unternehmen jetzt handeln müssen, lesen Sie in unserem Blogartikel zur e-Rechnungspflicht.

Inhaltliche Vorgaben

Inhaltlich gelten in Deutschland die gleichen Bestimmungen wie für Papierrechnungen, geregelt im § 14 (4) UStG (Umsatzsteuergesetz), das lautet:

„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift".“

Weitere Angaben sind sinnvoll, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben:

• Bankverbindung des Rechnungsstellers
• Zahlungsziel
• Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
• Unterschrift des Unternehmers bzw. Rechnungsstellers, bei e-Rechnungen eine digitale Signatur
  

Sicherheit

In § 14 UStG heißt es außerdem: „Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.” Dies gilt wiederum für alle Rechnungen, führt aber vor allem in Bezug auf elektronische Rechnungen zu Unsicherheit. Ganz klar gesetzlich geregelt ist, dass jeder Unternehmer selbst wählen kann, wie dies überprüft wird. „Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.” Es wird kaum ein Unternehmen geben, das Rechnungen ungeprüft bezahlt, insofern ändert sich nichts. Die elektronische Rechnung bietet hier allerdings Erleichterungen, da die Prüfung (teil-)automatisiert erfolgen kann und automatisch dokumentiert wird.

In den Anfangszeiten der elektronischen Rechnungen mussten diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Dies diente dazu, Manipulationen sofort festzustellen sowie die Authentizität des Absenders zu überprüfen. Mittlerweile, seit Mitte 2011, sind auch andere betrieblich dokumentierte Verfahren zur Kontrolle ausreichend, solange sie revisionssicher archiviert werden. Eine (qualifizierte) elektronische Signatur ist immer noch sinnvoll, aber nicht mehr gesetzlich vorgeschrieben.

Revisionssicher heißt, dass alle Inhalte unverändert und fälschungssicher gespeichert werden, durch eine Suche auffindbar sind und dass alle Aktionen im Archiv protokolliert werden und damit nachvollziehbar sind.

Vorschriften zur Archivierung

Laut Gesetz müssen elektronisch erhaltene Rechnungen auch elektronisch aufbewahrt werden. Das Ausdrucken, Sortieren und Abheften entfällt also. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Platz - und gut für die Umwelt ist es ebenfalls. Außerdem lassen sich Rechnungen durch die Verschlagwortung schneller wiederfinden.

Allerdings muss sichergestellt werden, dass die Rechnungen auch nach Jahren noch lesbar sind. Es gelten die gleichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen, in den meisten Fällen sind dies 10 Jahre. Unternehmen sind verpflichtet, die entsprechende Hard- und Software vorzuhalten, damit archivierte digitale Rechnungen jederzeit lesbar sind, etwa im Falle einer Betriebsprüfung. Ein professionelles Archivsystem stellt die Revisionssicherheit und Unverfälschtheit der Inhalte sicher.

Zustimmung des Empfängers

Eine weitere gesetzliche Vorgabe, die häufig zu Unsicherheit führt, ist § 14 Abs. 1 Satz 7 des UStG: „Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“ Was bedeutet aber konkret „Zustimmung des Empfängers“? Der Gesetzgeber sieht hier keine bestimmte Form vor. Dies bedeutet, dass sowohl eine explizite Zustimmung im Vorfeld oder im Nachhinein sowie eine Regelung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen möglich ist.

Ebenfalls gilt aber eine stillschweigende Zustimmung durch konkludentes Verhalten, zum Beispiel durch die widerspruchslose Zahlung der Rechnung. Es ist also nicht nötig, eine ausdrückliche Zustimmung einzuholen. Wer ganz sicher gehen will, kann aber einen entsprechenden Passus in seine AGB aufnehmen oder mit seinen Geschäftspartnern einen EDI-Vertrag schließen, in dem die Akzeptanz des Verfahrens sowie das Vorgehen geregelt sind.

3. Was bedeutet die Richtlinie 2014/55/EU für Unternehmer?

Am 16. April 2014 erließ die Europäische Kommission ihre Richtlinie 2014/55/EU, die den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (e-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen verbindlich vorschreibt. Die Frist für die Umsetzung durch die Länder endete am 17.04.2020. In Deutschland setzte die Bundesregierung diese Richtlinie im nationalen Standard XRechnung um. Für die Einführung gab es einen mehrstufigen Zeitplan, ab wann die entsprechenden Institutionen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten:

• Seit 27.11.2018 alle Bundesministerien und Verfassungsorgane
• Seit 27.11.2019 alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes
• Seit 17.04.2020 alle öffentlichen Auftraggeber auf Landes- und Kommunalebene

In der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) ist geregelt, dass Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers des Bundes seit 27.11.2020 verpflichtet sind, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen. Ausnahmen gibt es für Beträge unter 1000,- Euro sowie für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten und für Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes. Für Kommunen und Einrichtungen des Landes gelten andere Fristen, die je nach Bundesland unterschiedlich sind. Eine Übersicht finden Sie hier.

Konkret heißt das für Sie: Wenn Sie keine öffentlichen Auftraggeber haben, müssen Sie nicht sofort tätig werden. Wenn Sie mit Behörden zusammenarbeiten, werden diese Sie darüber informieren, was Sie jetzt (seit 27.11.2020) beachten müssen.

Allerdings ist davon auszugehen, dass die verbindliche Einführung des Standards XRechnung in der öffentlichen Verwaltung auch einen Anstieg der elektronischen Rechnungen im B2B-Geschäft nach sich zieht. Aufgrund der vielen oben genannten Vorteile wird sich die elektronische Rechnung mittelfristig durchsetzen. Es ist daher sinnvoll, sich bereits jetzt mit dem Thema zu befassen, um das eigene Unternehmen zukunftssicher zu machen und nicht von der Entwicklung überrascht zu werden. Vielleicht erinnern Sie sich noch an die Einführung der DSGVO, die in vielen Unternehmen hektische Betriebsamkeit auslöste. Gehen Sie es lieber frühzeitig an, um in Ruhe die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden und zu implementieren.

4. Welche Dateiformate zur elektronischen Rechnungsstellung gibt es?

Für die Umsetzung elektronischer Rechnungen im Unternehmen gibt es unterschiedliche Software- und Dateiformate. Am besten lassen Sie sich von einem qualifizierten und unabhängigen Dienstleister beraten, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu wählen.

Grundsätzlich gibt es bei den gängigen Rechnungsformaten folgende Unterscheidung:

• Strukturierte Datenformate wie XRechnung, EDI oder XML
• Unstrukturierte Datenformate, rein bildhafte Rechnungen als TIF, JPG oder PDF.
  Diese gelten nicht als elektronische Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie!
• Hybride Datenformate wie ZUGFeRD bzw. PDF/A3

Bei der Übertragung gibt es neben EDI die Möglichkeit, elektronische Rechnungen per E-Mail, DE-Mail, E-Post oder Web-Download zu versenden.

Sonderfall Fax:
Computer-Fax und Fax-Server gelten ebenfalls als elektronische Übertragung. Eine Rechnung, die von einem Standard-Faxgerät an ein anderes Standard-Faxgerät gesendet wurde, ist allerdings in Deutschland rechtlich eine Papierrechnung und muss entsprechend aufbewahrt werden. Bei Thermopapier ist die Lesbarkeit über 10 Jahre nicht gewährleistet, diese müssen also auf normales Papier kopiert werden. Für Empfänger ist es aber unter Umständen gar nicht zu erkennen, von welcher Art Fax die Rechnung geschickt wurde und damit, als welche Rechnungsart sie gilt.
Aufgrund dieser Problematik und weil es inzwischen bessere Übertragungsmöglichkeiten gibt, akzeptieren viele Unternehmen bereits keine Rechnungen mehr per Fax.

EDI

EDI steht für „electronic data interchange“, also den elektronischen Austausch von Informationen zwischen IT-Anwendungen. Dafür gibt es eine Vielzahl an Systemen, so dass sich für jedes Unternehmen das passende Produkt finden lässt. Je nach Branche gelten unterschiedliche Standards, so dass sich gute Beratung lohnt. Mit EDI lassen sich alle möglichen Arten von geschäftlichen Dokumenten austauschen, neben Rechnungen zum Beispiel auch Bestellungen, Frachtbriefe und Kontoauszüge. Allein im Standard EDIFACT gibt es mehr als 220 definierte Nachrichten für die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse.

XML

Mithilfe der „erweiterbaren Auszeichnungssprache“ XML (englisch: Extensible Markup Language) können Daten in Textdateien hierarchisch strukturiert werden. Die Darstellung ist sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar. Der größte Vorteil des Formats ist, dass damit Daten unabhängig von der genutzten IT-Plattform und Programmiersprache ausgetauscht werden können.

XRechnung

XRechnung ist der nationale Standard für elektronische Rechnungen, die an die öffentliche Verwaltung in Deutschland gesendet werden. Mit der XRechnung setzt die Bundesregierung die Vorgabe der EU zu elektronischen Rechnungen um.

Eine elektronische Rechnung nach dem XRechnungs-Standard wird als strukturierter Datensatz angezeigt. Eine Office-Datei oder ein PDF gilt in diesem Sinne nicht als elektronische Rechnung!

Eine elektronische Rechnung ist konform mit einer Standard XRechnung, wenn sie als XML-Dokument exportiert, übermittelt und empfangen wird und wenn sie ausschließlich das semantische Datenmodell des Standards XRechnung verwendet. Es erfolgt eine maschinelle Konformitätsprüfung und ggf. eine Konformitätsbewertung. Sobald die Rechnung mit dem Standard konform ist, muss sie angenommen werden.

Mehr über XRechnungen und die entsprechenden EU-Vorgaben erfahren Sie in unserem Detail-Artikel "XRechnung, e-Invoice, EN16931 und Co."

ZUGFeRD

Seit Juni 2014 steht mit ZUGFeRD allen Unternehmen und Behörden ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen kostenlos zur Verfügung. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei der Entwicklung des Formats wurden Unternehmen aus verschiedenen Branchen sowie die öffentliche Verwaltung mit einbezogen. Das Format entspricht den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung, so dass es unter Berücksichtigung der jeweiligen nationalen Vorschriften auch für grenzüberschreitende Rechnungen genutzt werden kann.

Die neueste Version ZUGFeRD 2.0, veröffentlicht am 11. März 2019, entspricht den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und ist konform zum deutschen Standard XRechnung.

Der Vorteil einer ZUGFeRD-Rechnung ist, dass sie als Hybridformat aus strukturierten Daten im XML-Format und einer bildhaften Darstellung als PDF/A3-Datei besteht. Die Rechnungen sind somit maschinenlesbar und für Menschen übersichtlich aufbereitet. Es werden keine besonderen Anforderungen an die Übertragung von Rechnungen gestellt. ZUGFeRD ist damit auch für kleine Unternehmen sinnvoll und wenn Rechnungen an Endverbraucher gestellt werden, die keine Möglichkeit haben, XML-Dateien zu verarbeiten. Um ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen, elektronisch auszulesen und weiterzuverarbeiten ist es notwendig, dass die Buchhaltungssoftware das ZUGFeRD-Format unterstützt. Dies ist jedoch inzwischen bei vielen Anbietern der Fall.

Weitere Informationen zum Thema ZUGFeRD 2.0 finden Sie in unserem Detail-Artikel.

Fazit zur e-Rechnung

Elektronische Rechnungen bringen viele Vorteile mit sich, sowohl für den Sender als auch für den Empfänger. Die rechtlichen Vorgaben sind relativ einfach einzuhalten und der Aufwand für eine Umstellung auf elektronische Rechnungen ist überschaubar. Wir können daher nur jedem Unternehmen dazu raten, sich bereits jetzt fit für die Zukunft zu machen und die gesparten Ressourcen anderweitig einzusetzen.

Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie die Einführung von e-Rechnungen  reibungslos funktioniert, laden Sie jetzt unseren kostenlosen Leitfaden herunter!