Die Herausforderung: Die Migration des alten Systems auf das neue ohne eine Störung oder Unterbrechung der laufenden Prozesse
Ein international agierendes Unternehmen in der Textilbranche steht vor der Aufgabe, eine über Jahrzehnte gewachsene Systemlandschaft zu migrieren.
Durch eine Modernisierung des ERP-Systems erfolgt auch ein Wechsel der Hardwareplattform: Das Midrange-System AS400 wurde durch eine auf Windows basierende Technologie ausgetauscht.
Dies hatte zur Folge, dass nach Produktivnahme des neuen ERP-Systems auf der AS400 immer noch die komplette und sehr umfangreiche e-Business-Abwicklung mit mehreren Inhaus-Systemen (EAI) sowie mehr als 700 angeschlossenen EDI-Partnern lief. Erschwerend kam hinzu, dass das inhäusige e-Business-Know-How durch Personalwechsel nur noch unvollständig zur Verfügung stand.
Die generelle Problematik bei solchen Migrationsprojekten besteht vor allem darin, dass der laufende und produktive Betrieb, vor allem in Anbetracht der hohen Anzahl der angeschlossenen Partner, nicht gestört werden darf.
Ziel war es, eine zukunftsträchtige Lösung zu finden, die den aktuellen produktiven Ablauf übernehmen kann, die überfälligen Anforderungen erfüllt und Sicherheit in der Betreuung bietet.
Es wurden Angebote von mehreren Anbietern eingeholt. Die wichtigsten Gründe für die Entscheidung, die e-Manager GmbH mit der Durchführung dieses Projekts zu beauftragen, waren:
- Das technische Umsetzungskonzept hat überzeugt.
- Das vorgelegte Konzept lag innerhalb des veranschlagten Budgets.
- Aufgrund der neutralen Stellung und langjährigen Erfahrung kannte die e-Manager GmbH sowohl das Altsystem als auch die neue Umgebung bestens.
- Die e-Manager GmbH ist dem Unternehmen schon seit Jahrzehnten bekannt.
Die Lösung: Eine Step-by-Step Migration und Optimierung von einzelnen Prozessen
Eine Migration im e-Business-Bereich von einem System A auf ein System B muss letztlich immer durch personellen Einsatz mit entsprechendem Know-How durchgeführt werden. Auch bei einer automatischen Übernahme steht letztlich ein Spezialist am Ende, der den generellen Migrationsweg konzipieren und Detailanpassungen vornehmen muss.
Um alle technischen Anforderungen abzudecken, entschied das Unternehmen sich für die Service-Cloud DAZ, die von Experten der eM GmbH optimal betreut wird.
Da der laufende Betrieb nicht gestört oder gar unterbrochen werden durfte, war eine Vorbereitung der Migration und ein Umschalten auf einen Schlag nicht machbar. Denn falls ein Fehler auftreten würde, könnte aufgrund der zu schnell fließenden Informationen nicht manuell eingegriffen werden. Immerhin geht es hier um ein durchschnittliches Belegaufkommen von ca. 30.000 Belegen im Monat, was je Arbeitstag ca. 1360 Belegen entspricht.
Die e-Manager GmbH entwickelte ein Konzept, mit dem der Datenverkehr sowohl über die bisherigen Wege als auch über den neuen Weg funktionierte. Dabei wurde die bisherige Infrastruktur und die über Jahrzehnte gewachsenen detaillierten Geschäftsprozesse beachtet und entsprechend angepasst und optimiert.
In Abstimmung mit dem Kunden wurde eine Prioritätsliste der Prozesse und Partner erarbeitet. Durch das Konzept der Step-by-Step-Migration konnten die einzelnen Prozesse (z. B. Bestellungen, Inventurdaten oder Rechnungen) nacheinander umgestellt und produktiv genommen werden. Um eine Ansprache der Partner und somit womöglich entstehende Probleme zu vermeiden, wurden die Daten des alten EDI-Konverter geprüft und über den neuen Weg identisch hergestellt. Dadurch konnte die Umstellung störungsfrei und unbemerkt durchgeführt werden. Zusätzlich wurden in diesem Zuge auch nicht mehr benötigte Prozesse ausgefiltert und Verbesserungen durchgeführt.
Nach einem erfolgreichem Test der neuen Umgebung wurde der jeweilige Partner des Kunden auf dem bisherigen System deaktiviert und auf dem neuen System aktiviert. Je nach Prozess wurden dabei Migrationspakete von bis zu 50 Partnern zusammengefasst.
Technische Anwendungen
Die e-Manager GmbH stellt sich bei jeder Anfrage individuell auf die aktuellen Gegebenheiten und Anforderungen ein, um eine optimale Lösung für das Unternehmen zu finden. In diesem Beispiel kamen folgende technische Komponenten zum Einsatz:
Das Ergebnis: Einfache Realisierung von allen aktuellen sowie zukünftigen Anforderungen
Die Migration der Systemlandschaft und somit die Ablösung der alten Hardware und Software wurde in wenigen Monaten durchgeführt. Die Partner des Kunden erfuhren in vielen Fällen keine Einschränkungen oder Änderungen. Einige Kunden wurden allerdings gezielt angesprochen, um beispielsweise einen besseren und günstigeren Kommunikationskanal zu wählen oder bestehende Anforderungen im Rahmen der Migration mit zu erfüllen.
Das Textilunternehmen kann nun nicht nur alle aktuellen, sondern auch zukünftige Anforderungen sehr einfach realisieren. Es ist nicht mehr notwendig, Softwarekomponenten einzukaufen oder internes Know-How vorzuhalten. Die e-Manager GmbH agiert als externe Expertentruppe und steht hier auch zukünftig mit Rat und modernster Technologie zur Seite.
