In modernen Unternehmen reicht es nicht mehr aus mit seinen Geschäftspartnern Daten auszutauschen. Während im klassischen Business-to-Business Umfeld klar definierte Formate, wie EDIFACT, VDA oder ANSI.X12 und normierte Kommunikationsmethoden verwendet werden, ist dies auf einer deutlich spezialisierten Systemebene nicht zu bewerkstelligen.
Die Vernetzung von Systemen in einem heterogenen IT-Umfeld bedarf flexibler und effizienter Lösungen. Hier spricht man vom so genannten „Enterprise Application Integration“, kurz EAI. Im Gegensatz zum logisch und chronologisch folgenden „Service Oriented Architecture“ (SOA), in welchem jede Anwendung dem Servicegedanken folgen muss und dementsprechend implementiert sein muss, werden an die beteiligten Systeme keinerlei Anforderungen gestellt. Eine Anwendung muss in der Lage sein, prozessbezogene Daten zu exportieren und zu importieren, alles Weitere wird vom EAI-System gehandhabt.
Modulare Systemlandschaften
In den meisten Unternehmen gibt es heute Warenwirtschaftssysteme (WWS), Finanzbuchhaltungssysteme (FiBu), Lagerverwaltungssysteme (LVS), Produktionsplanungssysteme (PPS), Produktinformationsmanagementsysteme (PIM), Dokumentenmanagementsysteme, Zeiterfassungssysteme, Portale, Webshops und diverse Hilfs-Datenbanken mit Teilinformationen.
Viele der Funktionen können in einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) schon integriert sein, selten sind jedoch alle Systeme integriert.
Es kann auch durchaus sinnvoll sein, das richtige System für die jeweils in dieser Branche oder eben diesem Unternehmen auftretende Anforderung auszuwählen und so eine heterogene Systemlandschaft nach eigenen Anforderungen zu gestalten.
Formate (JSON, XML, FLATFILE, SQL)
Jedes spezielle System stellt nun eigene Schnittstellen für die jeweils dieses System betreffenden Prozesse zur Verfügung und bietet Import- und Exportmöglichkeiten. Hier wird in der Praxis häufig eine XML-Struktur oder JSON-Formate gewählt. Auch einfache CSV-Dateien (Comma Separated Values – vgl. Excel) sind einfache Methoden, um Informationen aus einem System zu extrahieren oder zu importieren. In Einzelfällen kann man auch direkt auf Systemdatenbanken greifen und die benötigten Informationen indiziert per SQL lesen. Den Möglichkeiten hier sind nur wenige Grenzen gesetzt.
Hier ist wichtig, ein System zur Verfügung zu haben, welches die verschiedensten Datenformate verarbeiten, umwandeln und weiterverarbeiten kann. Vor allem, wenn Informationen aus verschiedenen Quellen benötigt werden, um einen Prozess vollständig zu bedienen, gelangen viele klassische Konvertersysteme an ihre Grenzen.
Typische Anwendungsfälle
PIM-Integration
Viele Unternehmen entscheiden sich, ihre Artikeldaten führend in einem PIM (Produktinformationsmanagementsystem) zu entwickeln und zu pflegen. Hier ergibt sich die Anforderung, dass die Artikeldaten an verschiedenste Zielsysteme übergeben werden müssen. Abhängig vom implementierten Prozess müssen auch Artikel-Rohdaten aus dem ERP-System importiert werden.
Ein EAI-System nimmt hier die Informationen, welche das PIM exportiert, in einem beliebigen Format entgegen und gibt an das ERP nur relevante Daten wie Artikelnummern, Gültigkeitsdaten, Gefahrenkennzeichen in einem vom ERP definierten Format weiter. Die gleichen Quelldaten werden jedoch, mit Preisen aus dem ERP angereichert, als Artikelstamm an Geschäftspartner übermittelt.
Der hauseigene Webshop wiederum erhält hierzu noch aktuelle Lagerbestände zur Anzeige vom Lagerverwaltungssystem.
Die besondere Anforderung hier ist, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt vom richtigen System zu erhalten. In der Regel sind hier fast ausschließlich proprietäre Formate im Einsatz, das EAI-System sorgt dafür, dass jeweils alle Systeme korrekt bedient werden.
LVS
Meist ist das Lagerverwaltungssystem (LVS) nicht im ERP integriert. Diese Verwaltungssysteme können sehr speziell sein und unterscheiden sich in feste oder dynamische Lagerplatzzuordnung. Je nach Lagertyp geht die Lagerlogistik weiter über das Standard-EDP-Lager hinaus.
Hier ist es notwendig, Artikelstammdaten aus dem ERP-System zu übermitteln. Bei eingehenden Bestellungen muss der Auslagerungsauftrag vom ERP übermittelt werden, bei Wareneingang muss eine Einlagerung an das ERP übermittelt werden. Drittsysteme wiederum fragen regelmäßig aktuelle Lagerbestände an. Auf den Lieferschein kommen ebenfalls oftmals Informationen aus dem Lagerverwaltungssystem.
In diesem Umfeld ist die Herausforderung meist, die tatsächlich notwendigen Prozesse zu definieren und die Verantwortlichkeiten klar festzulegen. Die Schnittstellen sind im Regelfall Hersteller-abhängig oder auch gar nicht vorhanden und erst im Projekt zu erstellen.
Webshop
Die Anbindung eines Webshops zählt ebenfalls zum EAI-Bereich. Im Gegensatz zu Geschäftspartnern ist der Datenaustausch mit dem Webshop oftmals deutlich detaillierter. Sollte ein PIM eingesetzt werden ist es Usus, alle Kategorien, Bereiche, Artikel, Verknüpfungen, Bilder, Videos etc. zentral im PIM zu verwalten und nur an den Webshop zu synchronisieren. Alleine dieser Prozess kann aus verschiedensten Schnittstellen und Übertragungen bestehen. Kundenstammdaten wiederum werden zwischen dem ERP und dem Webshop synchronisiert, Bestellungen werden zum ERP übermittelt, Versandbenachrichtigungen, PDF-Rechnungen etc. werden vom Webshop verwaltet, jedoch vom ERP ausgelöst.
Die besondere Herausforderung besteht darin, einerseits sehr große Datenmengen auszutauschen, andererseits jedoch wichtige Informationen nahezu in Echtzeit bereitzustellen. Vergriffene oder zurückgezogene Artikel sollten im Webshop auch möglichst sofort so gekennzeichnet werden.
Dropshipping
Viele Kaufhäuser implementieren aktuell sogenannte Dropshipping-Prozesse. Diese bedeuten nur, dass der Lieferant direkt per Strecke liefert, dies jedoch vollständig im Namen des Kaufhauses. Da unter anderem deutlich verkürzte Lieferzeiträume angefordert werden, reichen reine EDI-Prozesse nicht aus.
Während die Bestellung des Kunden als EDI-Bestellung übermittelt wird, müssen Frachtpapiere im PDF-Format über sekundäre Wege angefordert werden. Auch werden Lagerbestände ähnlich dem hauseigenen Webshop zeitnah zur Verfügung gestellt. Der Lieferant ist ebenso in der Pflicht, neben den EDI-Auftragsbestätigungen und Lieferavis noch E-Mail-Benachrichtigungen für den Endkunden zu initiieren.
Auf den ersten Blick sehen die Anforderungen der Geschäftspartner nach standardmäßigem EDI aus, jedoch werden hier schnell besondere Schnittstellen und Prozesse benötigt, die in den Standardprozessen nicht unterstützt werden. Dies gilt es zeitnah zu identifizieren und entsprechend nachvollziehbar zu implementieren.
Was ist daran nun so schwer?
Da die meisten Unternehmen Anforderungen wie die oben genannten haben, selbst wenn es dem Unternehmer selbst nicht klar ist, ist es essentiell, hier softwareseitig vorbereitet zu sein.
Bereits bei der Softwareauswahl sollte geprüft werden, ob alle Anforderungen, die zumindest zu diesem Zeitpunkt bekannt sind, abgedeckt sind und wie viele vor allem aktuelle Technologien unterstützt werden. Der Trend zeigt aktuell, dass viele neue Technologien (WebServices, API-Vorgaben, neue Formate) angefordert werden, die viele klassischen Systeme nicht abdecken können. Ein System, welches kontinuierlich weiterentwickelt wird, ist daher als Grundlage unabdingbar.
Zudem können solche Projekte nur erfolgreich durchgeführt werden, wenn der Berater, der diese Prozesse implementiert, grundlegendes Know-How in den jeweils beteiligten Bereichen mitbringt. Oftmals sind die Prozesse, welche benötigt werden um zwei Systeme zu integrieren, nicht definiert. Die Definition eben dieser Prozesse, der Schnittstelle und die Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern, sind der wichtigste Teil eines jeden EAI-Projektes.
Bei der Softwareauswahl und der Umsetzung beraten wir Sie gerne!
