Digitale Beleg­verarbeitung: Der Weg zur Auto­matisierung mit KI

Bei vielen Unternehmen wurden Prozesse und Anwendungen bereits in digitale Formate überführt. Diese Datenprozesse finden vollautomatisch statt und durchlaufen verschiedenste Anwendungen und Systeme unterschiedlichster Unternehmen, ohne dass Nutzer dies bemerken. Ein typisches Beispiel hierfür ist der Online-Einkauf über ein E-Commerce-System, bei dem problemlos mehr als acht verschiedene Dienstleister involviert sein können.

Schlüssel­bereiche der Geschäfts­prozess-automatisierung (BPA)


  • Rechnungsvereinnahmung
  • Gutschriftsverfahren
  • Liefer- / Warenbegleitscheine
  • Bestellungen
  • Elektronischer Posteingang / Klassifizierung

Ihre Vorteile

Durch die Integration von KI in die Belegverarbeitung profitieren Unternehmen von einer Reihe entscheidender Vorteile. Diese reichen von Zeitersparnis und erhöhter Genauigkeit bis hin zu verbesserten Einblicken und gesteigerter Effizienz. Die Automatisierung, Analyse und Sicherheitsmaßnahmen, die KI bietet, tragen dazu bei, die Geschäftsprozesse zu optimieren und die Gesamtleistung zu steigern.

Beschleunigte Prozesse

Beschleunigte Prozesse

KI auto­matisiert repetitive Aufgaben wie das Extrahieren von Info­rmationen aus Belegen. Dadurch wird die Verarbeitungs­zeit erheblich verkürzt, da menschliche Mitarbeiter nicht mehr jede einzelne Transaktion manuell überprüfen und eingeben müssen. Unternehmen sind dadurch in der Lage, ihre Prozesse zu beschleunigen und Ressourcen für andere wichtige Aufgaben freizusetzen.

Genauigkeit und Fehlerreduzierung

Genauigkeit und Fehlerreduzierung

KI-Systeme erreichen eine hohe Genauig­keit bei der Erken­nung und Inter­pretation von Beleg­daten. Im Vergleich zu manuellen Methoden reduzieren sie das Risiko mensch­licher Fehler erheblich, die oft zu Fehl­buchungen, Doppel­buchungen oder falschen Einträgen führen. Durch die Ver­wendung von KI verbessern Unter­nehmen ihre Buchhaltungs­genauigkeit und minimieren finanzielle Unregel­mäßigkeiten.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Skalierbarkeit und Flexibilität

KI-gestützte Beleg­verarbeitungs­systeme sind in der Lage, große Mengen an Belegen effizient zu verarbeiten, ohne dass zusätzliche menschliche Ressourcen benötigt werden. Darüber hinaus können sie in verschiedene Geschäfts­anwendungen integriert werden, um den spezifischen Bedürfnissen eines Untern­ehmens gerecht zu werden, sei es im Bereich der Buch­haltung, der Bestands­verwaltung oder der Compliance.

KI-Revolution in der Digitalisierung und Dokumenten­verarbeitung

Mit dem Aufkommen der künstlichen Intelligenz (KI) hat sich die Effizienz von Lösungen zur Digitalisierung signifikant verbessert. Während in der Vergangenheit die Texterkennung (Capturing) als primärer Weg zur Digitalisierung diente, übernehmen heute fortschrittliche KI-Systeme diese Aufgabe, die sich durch Schnelligkeit und Flexibilität auszeichnen.

Betrachtet man den grundsätzlichen Ansatz muss eine wesentliche Unterscheidung zwischen zwei zentralen Strategien getroffen werden:

 

Digitalisierung von Prozessen

Digitalisierung von Prozessen

Bei der Digital­isierung von Prozess­daten sind die zu verarbeitenden Daten­arten bekannt. Die KI erkennt dann beispiels­weise eingehende Bestellungen in Form von PDFs, E-Mails oder andere Text­dokumente und verarbeitet sie, da bekannt ist, dass es sich um Bestellungen handelt.

  • Effizienz­steigerung durch auto­matisierte Prozesse
  • Verbesserte Daten­verfügbarkeit und -zugänglichkeit
  • Kosten­einsparungen durch die Reduktion von Druck­kosten und Fehlern
Elektronischer Posteingang

Elektronischer Posteingang

Im Gegensatz dazu steht der elektronische Posteingang, der als zentrales Sekretariat agiert, bei dem zunächst unsortierte Dokumente wie Rechnungen, Briefe, klassische Korrespondenz und sonstige Unterlagen eintreffen.

  • Risiko von Datenschutz­verletzungen und Sicherheits­lücken
  • Überflutung und Unübersicht­lichkeit des E-Mail-Postfaches
  • Abhängigkeit von Technologie, bspw. Verfügbarkeit einer Internet­verbindung

Beleg­verarbeitung mit KI in nur drei Schritten

Die traditionelle Beleg­verarbeitung beansprucht oft viel Zeit und Ressourcen. Doch dank der fort­schreitenden Entwicklung von Künstlicher Intelligenz (KI) ist ein Paradigmen­wechsel in Sicht. Unsere fort­schrittlichen KI-Technologien ermöglichen es Ihnen, sogar nicht-elektronische Dokumente mühelos zu digitalisieren und auto­matisch zu verarbeiten.

  1. 01

    Dokumenteneingang und Erfassung

    Zunächst werden die Belege in elektronischer Form oder gescannt in das System eingebracht. Die KI-Software erfasst dann auto­matisch die relevanten Informationen aus den Belegen, wie z. B. Rechnungs­datum, Betrag, Lieferanten­informationen usw.

    Dokumentation der Prozesse
  2. 02

    Daten­validierung und -verarbeitung

    Die extrahierten Daten werden validiert, um sicher­zustellen, dass sie korrekt erfasst wurden, und gegebenen­falls Korrekturen vorzunehmen. Anschließend werden die validierten Daten in die entsprechenden Geschäfts­systeme oder Workflows des Unter­nehmens integriert, wie z. B. Buchhaltungs-, Lager- oder CRM-Systeme.

    Datenvalidierung und -verarbeitung
  3. 03

    Auto­matisierung und Analyse

    Nach der Integration in die Geschäfts­systeme können auto­matisierte Prozesse ausgelöst werden, um auf Basis der erfassten Daten weitere Aktionen durchzuführen, wie z. B. Zahlungen auszulösen, Bestände zu aktualisieren oder Warn­meldungen zu generieren. Darüber hinaus können die gesammelten Belegdaten für Analysen und Einblicke genutzt werden, um Trends zu identifizieren, Ausgaben­muster zu verstehen und fundierte Geschäfts­entscheidungen zu treffen.

    Automatisierung und Analyse