Reibungs­loser Daten­austausch: EDI Clearing­center

Die Integration und Anbindung externer Partner und Prozesse stellen viele Unter­nehmen vor große Heraus­forderungen: Einerseits verlangen die heutigen Geschäfts­abläufe eine hohe Detail­genauigkeit und Schnelligkeit, andererseits ist die Einbindung zahlreicher Systeme und Partner in diese Prozesse erforderlich. Zusätzlich ist der Einsatz einer e-Business-Daten­drehscheibe für einen effizienten Betrieb unabdingbar, was umfassendes Wissen und insbesondere praktische Erfahrung voraussetzt. 

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Clearing Center

Das EDI Clearing­center fungiert als ein Daten­austausch­zentrum (DAZ) und beinhaltet folgende Komponenten:

Kommunikation Formate
Prozesse System-Interfaces
Monitoring Datenanreicherung
Druckaufbereitung Prüfungen / Checks
KI-Unterstützung Archivierung

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KI-Unterstützung

Mit der Anbindung des KI-Services (künstliche Intelligenz) können wir auch nicht-elektronische Dokumente, wie Eingangsrechnungen und Bestellungen, automatisiert digitalisieren und verarbeiten. Die Informationen werden dabei durch eine KI-Logik analysiert. Sie als Kunde haben ebenfalls Zugriff auf diese Umgebung und können die Verarbeitung selbst überwachen und beeinflussen.

Im nächsten Schritt können die digitalisierten Daten weiter geprüft und angereichert werden, ganz nach Ihren Anforderungen.

Beispiele:

 Verarbeitung eingehender PDF-Rechnungen Bestellverarbeitung  Verarbeitung beleghafter Informationen

 

Prüfungen / Checks

Das DAZ kann bereits im Vorfeld Prüfungen auf den elektronischen Daten durchführen. So wird beispielsweise schon vor der Verarbeitung kontrolliert, ob alle notwendigen Informationen für eine erfolgreiche Prozessierung vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird automatisiert eine Meldung an den Datensender und Ihre Fachabteilung gesendet.

Dabei spielt es keine Rolle, wie komplex diese Prüfungen sind oder ob sie direkt aus dem Datenstrom ermittelt werden können oder einen Zugriff auf Quell- oder Zielsysteme erfordern.

Beispiele:

Nullrechnungen Fehlende Positionen Sonderartikel
Abgelaufene Artikel Einhaltung von Grenzwerten Unstimmige Rechnungen

 

Druckaufbereitung

Druckaufbereitungen über das DAZ aus dem laufenden Datenverkehr sind jederzeit möglich. So können beispielsweise Warenanhänger oder Warenbegleitscheine erstellt und als PDF ausgegeben werden. Auch eine leserliche Belegdarstellung aus den elektronischen Daten ist möglich.

Wir passen uns dabei individuell an Ihre Vorgaben für den Aufbau an. Die Druckaufbereitung wird zudem im Falle einer Fehlereskalation genutzt, um allen Beteiligten klar zu vermitteln, an welcher Stelle ein Fehler aufgetreten ist, warum er passiert ist und welche Maßnahmen ergriffen werden sollten.

Beispiele:

PDF-Belegaufbereitung Infoblätter Eskalationsmeldung
Fehlermeldung Warenanhänger Warenbegleitscheine

 

Datenanreicherung

Datenanreicherungen sind oft nötig, wenn bestimmte Informationen im Quell- oder Zielsystem fehlen, wie z.B. die Umwandlung von Personenkontonummern in GLNs oder das Speichern von Bestellnummern.

Wenn direkte Modifikationen nicht gewünscht sind, können Daten über Synchronisationsprozesse ins DAZ übertragen werden, um die Kontrolle zu behalten und die Verarbeitung optimal zu nutzen.

Auftragskennzeichen GLN-Umsetzung Verbands-unterstützung
Zusteuerung von Sachkonten Artikelgewichte Mengeneinheiten

 

Monitoring

Um Ihnen volle Kontrolle über die Abläufe im DAZ zu ermöglichen, bieten wir verschiedene Monitoring-Optionen. Sie können alles über unser browserbasiertes Dashboard überwachen oder automatisierte Rückmeldungen zu den Verarbeitungsschritten erhalten.

Statt auf Dateiübertragungsebene arbeiten wir auf Einzelbelegebene. So kann der Fachbereich gezielt nach Belegen, Partnern, Prozessen oder Zeiträumen suchen. Automatisierte Rückmeldungen an das Quellsystem oder andere Monitoringsysteme sind jederzeit möglich – von der Datenaufnahme bis zur Zustellung.

Typische Kontrollmöglichkeite

Statusrückmeldungen CSV-Übersichten Belegübersichten
Nutzung des DAZ-Dashboards Informations- meldungen  Eskalations-meldungen

 

System-Interfaces

Bei der Anpassung an Systeme, ob extern oder innerhalb des eigenen Unternehmensverbunds, können wir jedes vorhandene System-Interface problemlos bedienen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um rein technische Parameter, Interfacelogiken oder spezielle Prozeduren handelt.

Hier ein kurzer Überblick über typische Anforderungen:

 

Amazon SPI Peppol E-Invoicing
Eingangsprüfung mit dem ERP Preisanreicherung über das ERP  

 

 

 

Prozesse

Die Unterstützung von Prozessen ist im e-Business entscheidend. Hier setzt das DAZ an und bietet mehr als einfache Konverter. Dank unseres prozessgetriebenen Ansatzes (PDA) können wir jeden Prozess optimal abbilden – von der Trennung von Partner- und Prozesslogik über Mehrfachwandlungen und Anreicherungen bis hin zu Datenspeicherung, Prüfungen und Eskalationen.

Hier ein kurzer Überblick über häufig umgesetzte Prozesse mit Kunden, Lieferanten und anderen Partnern:


Artikelstammdaten Abrufe & Lagerstandsmeldung
Bestellungen & Bestätigungen Lieferscheine
Rechnungen & Gutschriften Speditionsaufträge

 

Formate

Das DAZ kann problemlos jedes regelbasierte Format verarbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um nationale oder internationale Standards handelt oder um ein proprietäres Format, das Ihr Partner selbst definiert hat.

Hier eine kurze Übersicht der gängigen Formate, die wir unterstützen:

FlatFile CSV Excel
EDIFACT Odette Ansi X.12
Tradacom OpenTrans XML
JSON xCBL XRechnung
ZUGFeRD IDOC  

 

Kommunikation

Das DAZ ist flexibel und kann nahezu jeden Kommunikationsweg abbilden. Dadurch lässt es sich mühelos in bestehende Systeme integrieren – selbst komplexe Kanäle wie Amazon SPI sind kein Problem. So können auch individuelle Anforderungen erfüllt werden. Unser Konzept ermöglicht es, eingehende Prozesse unabhängig vom Kanal zu bearbeiten und gleichzeitig mehrere ausgehende Wege parallel zu bedienen.

Hier ein kurzer Überblick über die verfügbaren physischen Kommunikationskanäle:

sFTP SOAP eMail
FTPs WebService AS2
http/https OFTP2 SQL
REST Peppol  

 

Archivierung

Die Datenarchivierung im DAZ erfolgt automatisch für bis zu 24 Monate. Dieses Kurzzeitarchiv dient als Grundlage für Prüfungen, erneute Verarbeitungen oder zur Datenbereitstellung.

Für ein revisionssicheres Archiv können die Daten in ein Cloud-Langzeitarchiv übertragen werden. Dabei werden Daten, eine lesbare Darstellung und relevante Keywords extrahiert und ins Archiv übergeben. Dieser Prozess kann auch genutzt werden, um Daten für ein bestehendes Unternehmensarchiv aufzubereiten.

Beispiel:

Archivierung von elektronischen Belegen

Für wen ist das Datenaustauschzentrum (DAZ) geeignet?

Kleine Unternehmen

Das DAZ bietet kleinen Unter­nehmen mit begrenztem Budget eine kosten­effiziente Infra­struktur und Zugang zu neuesten Tech­nologien. Zudem können kleine Unter­nehmen ihre Markt­präsenz durch den vereinfachten Daten­austausch mit Partnern und Kunden erweitern.

Mittelständische Unternehmen

Mit wachsendem Geschäft steigt die Komplexität der Datenverwaltung. Das DAZ bietet fort­schrittliche Lösungen für Daten­integration und -management, die mit Ihrem Unter­nehmen skalieren. Zudem können Sie durch den Zugang zu neuen Tech­nologien und Daten schneller innovieren und neue Produkte oder Dienst­leistungen entwickeln.

Große Unternehmen

Oftmals ist die Integration von verschiedenen Systemen und Platt­formen eine komplexe Heraus­forderung für große Unter­nehmen. Das DAZ erleichtert nicht nur die Integration, sondern erhöht auch die Effizienz von Unter­nehmen. Zudem können große Unter­nehmen durch die Nutzung eines Daten­austausch­zentrums ihre Prozesse flexibler gestalten und schneller auf Veränderungen reagieren.

Maximieren Sie Ihre Digital­isierung und Effizienz mit dem DAZ

Die Integration Ihrer Unternehmens­prozesse in das Daten­austausch­zentrum ermöglicht es Ihrem Unter­nehmen, schnell und effizient Fort­schritte in der Digital­isierung zu machen. Dadurch sind Sie in der Lage, technologische Heraus­forderungen schneller zu bewältigen und sich einen Wettbewerbs­vorteil zu sichern.

Wirtschaftliche und lückenlose Prozessintegration

Wirtschaftliche und lückenlose Prozess­integration

Durch die Verbindung digitaler Prozesse mit internen Systemen wie dem ERP erreichen Sie eine wirtschaftlich bessere und effektivere Nutzung Ihrer Ressourcen. Durch die Flexibilität in der Anbindung an verschiedene Systeme, der Unabhängigkeit der Daten­übertragung oder dem Daten­format, ermöglicht Ihnen das Clearing­center eine nahtlose Integration.

Sicherer und überwachter Datenfluss

Sicherer und überwachter Datenfluss

Das Daten­austausch­zentrum ermöglicht Ihnen durch den eM-Connect Kommunikations­client eine sichere und verschlüsselte Daten­übertragung über das Internet. Die kontinuierliche Über­wachung des Daten­flusses ermöglicht dem Clearing­center bei Verbindungs­störungen vorausschauend einzugreifen.

Skalierbarkeit

Skalierbarkeit und Anpassungs­fähigkeit

Das DAZ passt sich an die wachsenden Bedürfnisse Ihres Unter­nehmens an, indem es Lösungen bietet, die mit Ihrem Geschäft skalieren können. Ob Ihr Unter­nehmen wächst oder sich die Anforderungen ändern, das Clearing­center kann seine Dienste entsprechend anpassen.

Cloud oder On-Premise

Cloud oder On-Premise

Das DAZ ist sowohl in der Cloud als auch On-Premise verfügbar. Somit ist auch die temporäre Nutzung des Clearing­centers mit anschließender Über­tragung der ins eigene Unter­nehmen machbar und stellt damit einen einmaligen Investitions­schutz dar.

Kosteneffizienz durch Automatisierung

Kosten­effizienz durch Auto­matisierung

Durch die Auto­matisierung von Prozessen im Clearing­center können Sie manuelle Fehler reduzieren und die Effizienz steigern, was zu einer signifikanten Kosten­einsparung führt.

Kosteneffizienz durch Automatisierung

Verbesserte Daten­qualität und -analyse

Das Daten­austausch­zentrum ermöglicht Ihnen eine bessere Daten­verwaltung und -analyse, indem es saubere, gut strukturierte Daten liefert, die für strategische Entscheidungen genutzt werden können.

 > 27

Jahre Erfahrung in der Anbindung von Clearingcentern

 > 1500

angeschlos­sene Unter­nehmen im DACH-Raum

 > 70.000 €

erfolgreiche Prozess­integrationen

 > 16 Mio.

erstellte Belege per Knopfdruck

Anwendungsbereiche des Clearingcenters

Das Clearingcenter erweist sich als vielseitige und umfassende Lösung für Unternehmen aller Größen, die digitale Daten effizient austauschen, verarbeiten und integrieren müssen. Unabhängig davon, ob es um den elektronischen Datenaustausch mit Kunden, die Neugestaltung von Geschäftsprozessen im Zuge eines Strategie- oder Systemwechsels geht, das Clearingcenter deckt ein breites Spektrum an Anforderungen ab.

Nachfolgend finden Sie maßgeschneiderte Lösungen, die wir mit dem DAZ bei unseren Kunden bereits umgesetzt haben:

Elektronischer Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen

Elektro­nischer Aus­tausch von Geschäfts­dokumenten wie Bestel­lungen, Liefer­scheinen und Rechnungen.

Anbindung von Logistik- und Fulfillment-Dienstleistern

Anbindung von Logistik- und Fulfillment-Dienst­leistern.

Verarbeitung elektronischer sowie nicht-elektronischer Daten mittels KI

Verarbeitung elektro­nischer sowie nicht-elektro­nischer Daten mittels KI.

Umwandlung von Datenströmen in benutzerfreundliche Formate

Umwandlung von Daten­strömen in benutzer­freundliche Formate.

Unterstützung für Zollabwicklungen und e-Invoicing im Einklang mit künftigen gesetzlichen Anforderungen

Unter­stützung für Zoll­abwicklungen und e-Invoicing im Einklang mit künftigen gesetzlichen Anforderungen.

Optimierung der Produktionssteuerung und Datenhaltung für zeitlich oder inhaltlich spezifische Verarbeitung

Optimierung der Produktions­steuerung und Daten­haltung für zeitlich oder inhaltlich spezifische Verarbeitung.

Integration von e-Commerce-Plattformen und kundenspezifischen Prüfverfahren

Integration von e-Commerce-Platt­formen und kunden­spezifischen Prüfverfahren.

Bereitstellung von Dashboards für Echtzeitkontrolle und Datenmanagement

Bereitstellung von Dash­boards für Echtzeit­kontrolle und Daten­management.

Überwachung des Datenflusses zur Sicherstellung der Kontinuität

Überwachung des Daten­flusses zur Sicher­stellung der Kontinuität.

  • Wolfgang Grass, Geschäftsführer  MORAVIA GmbH

    „Wir haben e-Manager als sehr kompetenten, zuverlässigen und fairen Geschäftspartner kennengelernt. Besonders schätzen wir die Fähigkeit, sämtliche von unseren Kunden gewünschten Anforderungen bedienen zu können.“

  • L. Vetter, Office Director SALUS Controls GmbH

    „Die umfassende Unterstützung bei der Anbindung unserer Partner und die Flexibilität in der Lösungsfindung haben uns gezeigt, dass wir mit der e-Manager GmbH bestens beraten und für die zukünftigen Anforderungen gerüstet sind.“

    Verwendete Software e-Manager Rechenzentrum DAZ   
  • Markus Ziegler, Head of IT  Rutronik Elektronische Bauelemente GmbH

    „Für Rutronik ist die e-Manager GmbH ein idealer Partner im Bereich e-Business. Wir haben etliche e-Business-Systeme im Einsatz und konnten uns bei Beratung sowie Implementierung zu 100 Prozent auf unseren Partner e-Manager verlassen. Besonders schätzen wir die langjährige und vertrauensvolle Zusammenarbeit sowie die hohe Fachkompetenz und Flexibilität. Die e-Manager GmbH entspricht unserem Credo Committed To Excellence.“

  • Thomas Erzgräber, IT application consultant Jumo

    „Wir arbeiten seit Jahren eng mit der e-Manager GmbH zusammen. Egal, ob es um Fragen im klassischen EDI-Umfeld oder auch um EAI geht, erhalten wir stets realisierbare und zukunftsfeste Lösungen. Auch Anforderungen im internationalen Bereich, wie zum Beispiel der elektronische Datenaustausch mit ausländischen Finanzbehörden, wurden professionell gelöst. Wir schätzen die Zusammenarbeit aufgrund des partnerschaftlichen Miteinanders und der Lösungs- und Fachkompetenz, welche sich stets nach unseren Wünschen und den gesetzlichen Anforderungen orientiert.“

  • Jan Westerbarkey, Geschäftsführung Westaflex

    „Ohne saubere Prozesse gelingt keine Digitalisierung. Gleiches gilt für Branchenverständnis und exzellente Software-Abbildung aus Erfahrung. Insofern ist e-Manager für uns Organisationsberatung und Full-Service-Dienstleister seit Jahrzehnten.“

  • Andrea Kroner, IT Leitung McNeill

    „Wir arbeiten schon seit Jahren mit der e-Manager GmbH sehr erfolgreich zusammen. Im Lauf der Zeit haben wir verschiedene Business-Lösungen auf unterschiedlichen Plattformen realisiert, die allesamt bestens von der e-Manager GmbH projektiert wurden. Im Hinblick auf den Service fühlen wir uns hier sehr gut aufgehoben und besonders die Zusammenarbeit mit unserem ERP-Haus klappt hervorragend.“

  • Josef Siebmacher, Projektmanager Informatik Pfanner

    „Die Anforderungen im Bereich EDI haben während der letzten Jahre stark zugenommen. Mit der Vielzahl an Partnern, mit denen wir Daten elektronisch austauschen, steigt auch die strategische Bedeutung für unser Unternehmen. Damit diese wichtigen Prozesse sichergestellt werden können, ist es von großer Bedeutung einen Partner zu haben, der sowohl in der Umsetzung als auch in der Problembearbeitung kompetent, flexibel und zuverlässig ist. Die e-Manager GmbH ist für uns dieser Partner in diesem für uns so wichtigen, strategischen Umfeld, die Zusammenarbeit klappt hervorragend.“

Wir vernetzen Sie mit Ihren Partnern, Kunden und Lieferanten

Durch Vereinheitlichung von Daten ermöglicht das DAZ eine vereinfachte Kommunikation und Austausch von Daten zwischen Ihnen und Ihren Partnern. Durch unser Kunden-Dashboard bieten wir Ihnen eine transparente Lösung, die Ihnen volle Kontrolle über Ihre Daten und Prozesse gewährt.

Clearing-Center Kunden Dashboard

So implementieren wir Ihre Geschäfts­prozesse und Partner mit dem DAZ

Um Ihre Partner und Geschäfts­prozesse erfolgreich an das DAZ anzubinden, führen wir eine detaillierte Analyse durch, unabhängig davon, ob Sie bereits Electronic Data Interchange (EDI) nutzen. Dazu gehören Gespräche mit den Verantwortlichen oder den Herstellern der Systeme, die Sie im Einsatz haben, um die Optionen für Datenimport und -export zu evaluieren. Wir berücksichtigen auch die spezifischen Anforderungen Ihrer Partner, um daraus den optimalen Ansatz für die Integration zu entwickeln.

  1. 01

    Abbildung Ihrer Inhouse-Strukturen

    Zuerst konzentrieren wir uns darauf, das DAZ in die bestehenden oder gemein­schaftlich erarbeiteten Schnitt­stellen zu integrieren. Diese Vorgehens­weise wird als Abbildung der internen Struktur dar­gestellt und gewähr­leistet, dass das DAZ alle Daten zwischen den Quell- und Ziel­systemen korrekt interpretieren kann.

    Abbildung Ihrer Inhouse-Strukturen
  2. 02

    Einrichtung und Anpassung der Kommunikations­wege

    Die Einrichtung der physischen Kommunikations­verbindungen zwischen Ihrem Unter­nehmen und dem DAZ wird präzise abgestimmt und implementiert. Dabei passen wir uns flexibel an Ihre spezifischen Vorgaben an.

    Einrichtung und Anpassung der Kommunikationswege
  3. 03

    Anforderungen Ihrer Partner

    Im nächsten Schritt analysieren wir die Anforderungen Ihrer Partner und ermitteln bei Neu­anbindungen den für Ihr Unter­nehmen stabilsten und kosten­günstigsten Weg. Nach Abbildung der Partner­anforderungen werden erste Daten verarbeitet und auch fachlicher Ebene auf Korrektheit geprüft.

    Anforderungen Ihrer Partner
  4. 04

    Testphase

    In der anschließenden Parallel­phase beginnen wir mit dem Test­transfer der ersten Daten aus dem laufenden Betrieb. Während­dessen wird die bestehende Kommunikation mit dem Partner aufrecht­erhalten, sodass ein direkter Vergleich mit den elektronisch über­mittelten Daten möglich ist. Sollten dabei keine Fehler auftreten, kann der Geschäfts­prozess mit dem Partner in den produktiven Betrieb übergehen und der bisher manuell durch­geführte Prozess abgeschaltet werden.

    Testphase

Über den gesamten Implementierungs­prozess hinweg fungieren wir als Ihr Haupt­ansprech­partner und gewähr­leisten einen nahtlosen Ablauf. Unsere umfassende Erfahrung versetzt uns in die Lage, mit allen Beteiligten in ihrer eigenen Fach­jargon zu kommunizieren. Dadurch erhalten alle klare Anweisungen bezüglich ihrer Aufgaben und darüber, welche Bereiche keine weitere Aufmerksamkeit erfordern.

FAQs