Die Herausforderung: Eingangsrechnungen auf Papier und PDF automatisiert verarbeiten
Eingehende Rechnungen (Kreditoren) werden bei vielen mittelständischen Unternehmen noch immer manuell verarbeitet. Dies mag daran liegen, dass außer Rechnungen, die zur Materialversorgung der Produktion dienen, auch solche ankommen, die für den betrieblichen Ablauf nötig sind (Tankbelege, Reparaturen, Organisationsmaterial etc.). In der Kreditorenbuchhaltung werden diese Belege zwar erfasst und auch dem Zahlungslauf zugeordnet, einen unterstützenden Automatismus gibt es jedoch oftmals nicht.
Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung einer Eingangsrechnung durch die Buchhaltung in mehreren Teilschritten. Zum einen steht die Erfassung der Rechnung an, welche oft per Papier oder als PDF ins Haus kommt, zum anderen die Prüfung, ob diese rechtens ist, sowie die anschließende Freigabe der Rechnung. Für beide Schritte gibt es unterstützende, technische Möglichkeiten. Die automatisierte Vereinnahmung und Prüfung von Eingangsrechnungen wird inzwischen häufig als e-Invoicing bezeichnet und ist Teil der Business Process Automation, kurz BPA.
Über die Kosten, die für eine Rechnungsverarbeitung anfallen, werden unterschiedliche Beträge genannt. Abhängig vom Rechnungsformat und den aufgeführten Positionen können Aufwände zwischen drei und dreißig Euro pro Rechnung anfallen. Die Gesamtkosten können von jedem Unternehmen einfach selbst geschätzt werden (Anzahl der Rechnungen pro Monat * durchschnittliche Bearbeitungsdauer * Kosten der Mitarbeiterstunden). Klar ist auf jeden Fall, dass es in diesem Bereich eine gute Möglichkeit gibt, Kosten deutlich zu reduzieren.
Ausgangslage und Anforderungen
Im vorliegenden Fall wurde die Anforderung eines Finanzdienstleisters an uns herangetragen, eingehende Rechnungen zu digitalisieren. Damit sollten Fahrtwege in die mehr als 60 Außenstellen vermieden und eine schnellere Rechnungsbearbeitung gewährleistet werden.
Die vorhandenen Prozesse sollten dabei möglichst unverändert bleiben, eine Sonderlösung kam damit nicht infrage. Mit der schon vorhandenen Klassifizierung der Eingangspost war die organisatorische Basis gegeben, um eine schnelle Umsetzung zu gewährleisten. Die Mitarbeiter waren es also schon gewohnt, Eingangspost über elektronische Systeme ins Unternehmen zu bringen. Dieser organisatorische Schritt, vorhandene und eingespielte Abläufe aufzubrechen und elektronisch zu unterstützen, ist mit einer der wichtigsten, um neue Lösungen erfolgreich zu etablieren.
Weiterhin wurde im Unternehmen bereits eine e-Business-Plattform als Datendrehscheibe aller möglichen Prozesse verwendet. Damit war klar, dass auch die neue Lösung zur gezielten Verarbeitung von Rechnungsinhalten über dieses Tool gelenkt werden sollte.
Die zentralen Anforderungen waren:
- Verarbeitung eingehender Rechnungen, unabhängig ob Papier oder PDF
- dezentral nutzbare Lösung
- schneller Return of Investment (ROI)
- Nutzung durch den Fachbereich
- skalierbare Extraktionsleistung
Die Lösung: Integration von IRIS Accounts Payable
Voraussetzung für die Lösung war, dass sie sich an das gegebene und zum Teil komplexe IT-Umfeld anpasst und möglichst schnell integriert werden kann. Darüber hinaus war die dezentrale Nutzung entscheidend, damit auch in den verschiedenen Außenstellen mit der Lösung gearbeitet werden kann.
Schließlich entschied man sich für die Lösung der IRIS AG Accounts Payable. Deren Extraktionsleistung sowie die auf Rechnungen ideal abgestimmten Algorithmen liefern sehr schnell brauchbare Ergebnisse. Mit dem Ansatz eines lernenden Systems, das während der Nutzung weiter trainiert werden kann, wird die Erfassungsquote immer besser – entsprechend dem Grundsatz: Je mehr man damit arbeitet, desto besser funktioniert es.
Technische Anwendungen
Die e-Manager GmbH stellt sich bei jeder Anfrage individuell auf bereits vorhandene Systeme ein, um die optimale Lösung für das Unternehmen zu finden. In diesem Beispiel wurden die Anforderungen so umgesetzt:
Link zur Lösung beim Anbieter Irisdatacapture.
Das Ergebnis: schnelle Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung
Die Lösung wurde innerhalb von einem Tag in der lokalen IT-Umgebung installiert und konfiguriert. Die Einweisung der internen Personen im Umgang mit der Software war, aufgrund der intuitiven Bedienung, sehr schnell erledigt. Hierzu muss man wissen, dass an sogenannten Verify-Plätzen die ausgelesenen und digitalisierten Inhalte mit dem Eingangsbeleg abgeglichen werden können. Diverse Konfigurationsmöglichkeiten ermöglichen es, Muss-Inhalte zu definieren oder auch Felder, welche zwingend von einer Person bestätigt werden müssen.
Die Dauer von der Installation der Software bis zur produktiven Nutzung betrug hier ca. drei Wochen. Vor allem die notwendigen Stammdaten wie ein korrekt gepflegter Kreditorenstamm sind Voraussetzung dafür, dass das extrahierte digitale Ergebnis in den Zielapplikationen direkt weiterverarbeitet werden kann.
Eine Zuordnung zur Kreditorennummer sowie eine Validierung der Rechnungsinhalte wurden ebenfalls konzipiert und umgesetzt.
Das Ziel, die Eingangsrechnungen zu digitalisieren und automatisiert zu verarbeiten, war also innerhalb kürzester Zeit erreicht und es können folgende Vorteile genutzt werden:
- keine manuellen Erfassungsfehler
- System auf fachlicher Ebene trainierbar
- sehr gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis
- skalierbar
- sehr schnelle Produktivstellung
Wenn Sie wissen wollen, wie wir Ihnen helfen können, Ihre technischen Anforderungen umzusetzen, sprechen Sie uns an!
