Ab dem Jahr 2025 steht eine bedeutende Änderung für B2B-Unternehmen in Deutschland an: die Einführung der e-Rechnungspflicht. Diese gesetzliche Neuerung zielt darauf ab, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen zu digitalisieren und zu standardisieren. Durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen soll nicht nur der administrative Aufwand reduziert, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftstransaktionen erhöht werden. Die elektronischen Rechnungen sind in vielen Unternehmen noch nicht realisiert, wodurch viele Unternehmen nun vor einer Herausforderung stehen.
In diesem Blogartikel werfen wir einen genauen Blick auf die bevorstehende e-Rechnungspflicht 2025 und die notwendigen Schritte, die Unternehmen jetzt tätigen müssen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Die gesetzlichen Grundlagen der e-Rechnungspflicht 2025
Die e-Rechnungspflicht bezeichnet die gesetzliche Vorgabe, die ab dem Jahr 2025 alle B2B-Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszutauschen und zu verarbeiten. Mit der Einführung dieser Pflicht müssen alle Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen werden.
Achtung: Ab dem 01.01.2025 gilt demnach eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung!
Das e-Rechnungsgesetz sorgt für klare rechtliche Grundlagen, damit Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das Hauptziel der neuen Richtlinie ist die Einführung eines technologieneutralen und einheitlichen E-Invoicing-Standard. Dieser Standard soll kompatibel mit nationalen und internationalen Vorgaben sein, um einen einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch zu ermöglichen.
Was gilt für den Rechnungsempfänger?
Die neue e-Rechnungspflicht tritt grundsätzlich am 1. Januar 2025 in Kraft. Ab diesem Datum müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten, sofern der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt. Im Gegensatz zu den bisherigen Regelungen ist die Ausstellung der elektronischen Rechnung nicht mehr an die Zustimmung des Rechnungsempfängers gebunden. Das bedeutet, dass ab 2025 keine validen elektronischen Rechnungen mehr abgelehnt werden können.
Was gilt für den Rechnungsersteller?
Grundsätzlich ist der Rechnungsaussteller ab dem 01.01.25 auch dazu verpflichtet, auf elektronische Rechnungen umzusteigen, es gibt jedoch Übergangsfristen, die bestimmte Erleichterungen für Rechnungsersteller vorsieht:
- Für die Jahre 2025 und 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, wie reine PDF-Dateien, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
- Bis Ende 2027 dürfen Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR weiterhin Papierrechnungen verwenden. Auch in diesem Fall bleiben nicht formatgerechte elektronische Rechnungen (z. B. PDF-Dateien) zulässig, solange der Rechnungsempfänger zustimmt. Unternehmen, deren Vorjahresumsatz diese Grenze überschreitet, können für Umsätze in den Jahren 2026 und 2027 weiterhin Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermitteln, auch wenn diese nicht in ein Format extrahiert werden, das der europäischen Norm entspricht oder mit ihr kompatibel ist.
- Ab dem Jahr 2028 müssen alle Unternehmen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und ihre Übermittlung für B2B-Leistungen zwingend einhalten. Zu diesem Zeitpunkt sollen auch die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem sowie die EU-weiten Maßnahmen zur Eindämmung der Umsatzsteuervermeidung geschaffen sein.
| 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |
| Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG), mit Zustimmung des Empfängers | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Vorjahresumsatz < 800.000 € | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| e-Rechnung (konform zu EN 16931) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Überprüfen und passen Sie aus diesem Grund Ihre internen Abläufe und Systeme frühzeitig an, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Effizienz und Sicherheit der Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten. Die vorzeitige Planung und Umsetzung dieser Maßnahmen sind entscheidend, um die Umstellung auf die e-Rechnungspflicht 2025 erfolgreich zu meistern und mögliche Nachteile, beispielsweise betriebliche Störungen, finanzielle Verluste oder gesetzliche Sanktionen zu vermeiden.
Erste Schritte zur Umsetzung der e-Rechnungspflicht 2025
Um die neuen gesetzlichen Anforderungen der e-Rechnungspflicht ab 2025 erfolgreich umzusetzen, müssen Unternehmen ihre Prozesse und Systeme anpassen. Je nachdem, ob Ihr Unternehmen bereits elektronische Rechnungen verwendet oder nicht, variieren die notwendigen Schritte. Im Folgenden finden Sie praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Ihnen helfen, den Übergang zur elektronischen Rechnungsverarbeitung effizient und gesetzeskonform zu gestalten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Einstieg in die elektronische Rechnungsverarbeitung
Falls Ihr Unternehmen bisher noch keine elektronischen Nachrichten mit Partnern austauscht, finden Sie nachfolgend eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, um den Übergang erfolgreich zu meistern:
- Analyse und Dokumentation
Untersuchen Sie Ihre derzeitigen Rechnungsprozesse und dokumentieren Sie die Ergebnisse. Erstellen Sie eine detaillierte Übersicht der einzelnen Prozessschritte und notieren Sie alle beteiligten Partner und Systeme.
Leitfrage: Wie lange dauert es, bis eine Rechnung erstellt und verschickt wird? - Datenintegration
Überprüfen Sie, ob alle notwendigen Daten bereits in Ihren bestehenden Systemen erfasst werden. Falls Daten fehlen, planen Sie, wie diese erfasst und integriert werden können. Dies könnte die Anpassung bestehender Software oder die Einführung neuer Module erfordern.
Leitfrage: Enthält Ihre Auftragssoftware alle Informationen, die für die Rechnungserstellung nötig sind? - Ideallösung entwickeln
Erstellen Sie ein Konzept, das sowohl den aktuellen als auch zukünftigen Anforderungen gerecht wird. Dies könnte beispielsweise eine Softwarelösung sein, die flexibel erweiterbar ist. Stellen Sie sich vor, wie der ideale Rechnungsprozess aussehen sollte.
Leitfragen: Welche Schritte könnten automatisiert werden? Welche Informationen müssen in jeder Phase vorhanden sein? - Strategieentwicklung
Entwickeln Sie eine Strategie, wie Sie die organisatorischen und technischen Änderungen umsetzen wollen. Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit Zeitrahmen und Meilensteinen.
Leitfragen: Wer wird im Team für welche Aufgaben verantwortlich sein? Welche Schulungen sind erforderlich? - Standardisierte Abläufe
Setzen Sie die neuen Prozesse schrittweise um. Beginnen Sie beispielsweise mit der elektronischen Rechnungsstellung für einen kleinen Teil Ihrer Partner. Definieren Sie klare Standards für jeden Schritt und überprüfen Sie regelmäßig, ob diese eingehalten werden.
Leitfrage: Werden die Standards bei der elektronischen Rechnungsstellung eingehalten? - Flexibilität und Skalierbarkeit
Gestalten Sie Ihre neuen Prozesse so, dass sie bei Bedarf leicht angepasst werden können. Nutzen Sie ein flexibles Datenformat, damit Sie Änderungen leicht anpassen können. Planen Sie für zukünftiges Wachstum.
Leitfrage: Haben die Systeme zusätzliches Volumen und können neue Partner problemlos integriert werden? - Behördenperspektive
Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse und Systeme so gestaltet sind, dass Sie leicht auf neue Anforderungen reagieren können. Denken Sie aus Sicht der Finanzbehörden und überlegen Sie, welche Anforderungen aus deren Sicht zukünftig benötigt oder gewünscht werden könnten.
Leitfragen: Welche Informationen könnten in Zukunft von Ihnen verlangt werden?
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Optimierung bestehender Prozesse
Wenn Ihr Unternehmen bereits elektronische Nachrichten mit Partnern austauscht, sollten Sie die folgenden Schritte durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse den neuen gesetzlichen Anforderungen der e-Rechnungspflicht 2025 entsprechen und optimal funktionieren:
- Prozessprüfung
Überprüfen Sie, ob der Rechnungsprozess sowohl ein- als auch ausgehend aktiv genutzt wird.
Leitfrage: Wird jede gesendete und empfangene Rechnung elektronisch verarbeitet und dokumentiert? - Formatüberprüfung
Dokumentieren Sie, welche Formate bisher verwendet werden.
Leitfragen: Nutzen Sie aktuell Formate wie EDIFACT, ZUGFeRD oder andere spezifische elektronische Rechnungsformate? - Formatabgleich
Vergleichen Sie, ob die Inhalte mittels X Rechnung abgebildet werden können.
Leitfrage: Sind alle relevanten Datenfelder und Informationen in Ihrer derzeitigen Rechnungssoftware vorhanden und können sie im X Rechnungsformat integriert werden? - Prozessbeschreibung und Redesign
Beschreiben Sie den gesamten Prozess und passen Sie ihn gemäß den behördlichen Vorgaben an. Dokumentieren Sie jeden Schritt von der Rechnungserstellung bis zur Archivierung und passen Sie diese Schritte an die X Rechnungsvorgaben an.
Leitfrage: Ist der gesamte Prozess an die behördlichen Vorgaben angepasst? - Umstellungsmanagement
Legen Sie organisatorisch fest, wie mit Umstellungen gegenüber bereits angeschlossenen Partnern umgegangen wird. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, um Ihre Partner über die neuen Anforderungen zu informieren und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig umgestellt werden.
Leitfrage: Wie wird die Umstellung an bereits angeschlossene Partner kommuniziert? - Technologieprüfung
Überprüfen Sie, ob die aktuelle Technologie den zukünftigen Anforderungen noch standhält. Testen Sie Ihre bestehende Software und Hardware auf Kompatibilität mit dem X Rechnungsformat und implementieren Sie notwendige Updates oder Upgrades.
Leitfrage: Hält die aktuelle Technologie den zukünftigen Anforderungen noch stand?
Fazit
Die Einführung der e-Rechnungspflicht ab 2025 stellt B2B-Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch zahlreiche Chancen zur Optimierung. Unternehmen müssen ihre IT-Systeme anpassen, Mitarbeiter schulen und geeignete Softwarelösungen implementieren, um die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Durch die frühzeitige Vorbereitung können Unternehmen die Effizienz und Sicherheit ihrer Rechnungsverarbeitung verbessern und Wettbewerbsvorteile nutzen. Die e-Rechnungspflicht fördert die Digitalisierung und bietet langfristig Vorteile wie geringeren Verwaltungsaufwand und höhere Transparenz bei Geschäftstransaktionen.
Welche Punkte Sie zudem noch vorab klären müssen, damit die Umstellung auf elektronische Rechnungen reibungslos funktioniert, erfahren Sie in unserem Praxis-Leitfaden, der Sie mit den sechs entscheidenden Fragen sicher durch diesen Prozess führt.
