Die Begrifflichkeiten im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung bzw. Rechnungsübertragung sind vielfältig, jedoch nicht eindeutig definiert. Häufig werden die verschiedensten Bezeichnungen durcheinander geworfen und selbst bei Lösungsanbietern ist nicht immer klar, wer mit welchem Begriff was meint.
Daher empfehlen wir grundsätzlich zu hinterfragen, ob die angepriesene Lösung denn auch zu Ihren Anforderungen passt. Damit man sich seinem Gegenüber aber verständlich mitteilen kann, sollten sich beide Seiten im Klaren darüber sein, worüber genau man spricht.
Hierzu haben wir Ihnen einen kurzen Überblick der verschiedenen Arten von elektronischen Rechnungen zusammengestellt.
Im Markt und bei vielen Anbietern werden die Begrifflichkeiten unterschiedlich verwendet, daher kann dieser Blogartikel nur die verschiedenen Anforderungen darstellen, ohne Anspruch auf eine allgemeingültige Definition zu erheben. Dies ermöglicht Ihnen, spätestens bei der zweiten Frage an Ihren Gesprächspartner klarzustellen, über was Sie sprechen.
1. elektronische Rechnung
Unter einer elektronischen Rechnung bzw. e-Rechnung versteht man grundsätzlich, dass zwei Geschäftspartner den Prozess der Rechnungsstellung elektronisch abwickeln. Und damit ist nicht der Austausch von PDF-Dokumenten gemeint! Ein PDF sollte von einem Menschen und nicht von einer Maschine gelesen werden. Wir sprechen hier stattdessen von der elektronischen Übertragung von Rechnungen in den verschiedensten Formaten (EDIFACT, XML, VDA, IDOC, …) und der automatischen, maschinellen Verarbeitung beim Empfänger.
So kann das Thema bei Ihnen sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite auftauchen. In beiden Fällen sprechen wir von elektronischen Rechnungen, auch wenn der jeweilige Geschäftsprozess ein anderer ist. Schließlich geht es einmal um den Einkauf und im zweiten Fall um den Verkauf.
Um elektronische Rechnungen zu erzeugen bzw. zu verarbeiten bedarf es in der Regel einer Zusatzsoftware aus dem e-Business-Bereich (z. B. EDI-Konverter). Ab und zu liefert auch der ERP-Hersteller schon Exportformate mit, die ein gängiges Rechnungsformat erzeugen können. Damit hat man zwar das Thema ‚elektronischer Datenaustausch‘ noch längst nicht ganzheitlich gelöst, aber immerhin ist dies ein erster Schritt. Langfristig ist es sinnvoller, eine passende e-Business-Lösung für alle aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens einzuführen, die auch den elektronischen Rechnungsaustausch abdeckt.
2. e-Invoicing
Der Begriff e-Invoicing ist von allen am wenigsten definiert. Grundsätzlich wird er im englischen Sprachgebrauch allgemein für elektronische Rechnungen verwendet, und auch die EU nutzt ihn in ihrer Richtlinie 2014/55/EU so. Speziell in den letzten Monaten (Stand August 2020) hat sich aber gezeigt, dass viele Menschen in Deutschland darunter den Empfang und die Prüfung von Lieferantenrechnungen verstehen, welche in einem nicht-elektronischen Format ankommen. Typischerweise sind dies PDF-Rechnungen via Mail oder Papierrechnungen, die das Unternehmen per Post erreichen. Im letzteren Fall werden diese Dokumente gescannt und dann, wie die PDFs auch, mit intelligenten Mitteln ausgelesen. Reine OCR (Optical Character Recognition) ist hier nicht ausreichend. Es gehört Interpretationsvielfalt dazu sowie die Fähigkeit, Abhängigkeiten im Beleg zu erkennen, um sicherzustellen, was dort berechnet wurde.
Weiterhin sollte möglichst automatisch geprüft werden, ob die Rechnung korrekt ist. Hierzu erfolgt ein Abgleich mit anderen Belegen, z. B. den getätigten Bestellungen und dem Wareneingang: Wenn der genannte Posten so bestellt wurde und auch angekommen ist, dann stimmt die Rechnung wohl. Daraus resultiert auch, dass es einen Unterschied macht, ob mit Bestellbezug (zu jeder Lieferantenrechnung gibt es auch eine Lieferantenbestellung) oder ohne gearbeitet wird. Wenn bei Ihnen in der Buchhaltung eine Rechnung für Frühstück im benachbarten Café eingegangen ist, werden Sie wohl Ihren Chef fragen, ob das korrekt ist.
Wir fassen also zusammen, dass mit dem Begriff e-Invoicing in Deutschland inzwischen oftmals die automatisierte Vereinnahmung und Prüfung von Lieferantenrechnungen gemeint ist.
3. XRechnung
Bleibt noch das letzte Kapitel der elektronischen Rechnungen, nämlich wenn die Obrigkeit ihren Tribut fordert. Seit dem 27. November 2020 ist es Pflicht für jeden, der Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern betreibt, die Rechnung in einem vorgegebenen elektronischen Format zu liefern.
Zudem gilt ab dem 01.01.2025 die e-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen. Wie Unternehmen jetzt handeln müssen, lesen Sie in unserem Blogartikel zur e-Rechnungspflicht.
Wenn Sie nun denken, dass dies mit Punkt 1 „elektronische Rechnung“ identisch ist, haben Sie nicht ganz unrecht. Der Unterschied ist nur, dass dieses Thema, was wir als Invoicing-Government bezeichnen, einen eindeutigen Player hat. Sie bekommen „von oben“ diktiert, was zu tun und zu leisten ist. Der entsprechende Standard heißt in Deutschland XRechnung. Welche Informationen darin enthalten sein müssen oder können, sehen Sie in unserer Übersicht.
Sind es im Moment nur die öffentlichen Auftraggeber, auch „Business-to-Government“ (B2G) genannt, wird es zukünftig darauf hinauslaufen, dass Regierungen Regeln für den elektronischen Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen definieren. In diesem Zusammenhang kann man von zwei Arten sprechen. Zum einen vom „Clearance“ und zum anderen vom „Post-Audit“-Verfahren. Beim Clearance nutzten Regierungen eine Regulierungsbehörde, um on-the-fly zu erkennen, was an Steuer von jedem Teilnehmer zu leisten ist. Beim Post-Audit hingegen gibt es Vorschriften und Richtlinien, die z. B. vorgeben, wie lange die übertragenen Daten zur automatisierten Prüfung vorgehalten werden müssen.
So viele verschiedene Länder es gibt, so viele verschiedene Vorschriften, Prozesse, Rechnungsformate und Kommunikationsvorgaben gibt es auch. Was in Deutschland die XRechnung ist, ist in Italien die FatturaPA und in Ungarn heißt es E-Invoicing. Das zeigt: Im internationalen Umfeld muss man noch mehr darauf achten, dass alle vom Gleichen sprechen.